Stok yang sesuai dengan kondisi nyata sangat penting bagi kelancaran bisnis. Karena itu, proses stock opname toko perlu dilakukan secara rutin agar pemilik dapat mengetahui jumlah barang yang sebenarnya tersedia.
Stock opname dilakukan dengan menghitung stok fisik, kemudian membandingkannya dengan catatan yang dimiliki toko.
Tanpa pengecekan rutin, selisih stok dapat terus bertambah. Barang yang hilang, rusak, salah catat, atau belum masuk dalam transaksi dapat membuat data persediaan berbeda dari kondisi sebenarnya.
Apa Itu Proses Stock Opname Toko
Proses stock opname toko merupakan kegiatan menghitung seluruh atau sebagian barang yang tersedia di rak maupun gudang. Setelah penghitungan selesai, pemilik atau karyawan membandingkan hasil tersebut dengan data stok dalam catatan.
Contohnya, catatan menunjukkan tersedia 150 botol minuman. Setelah karyawan menghitung langsung, ternyata hanya menemukan 145 botol. Artinya, toko memiliki selisih lima botol yang perlu ditelusuri.
Dengan cara ini, pemilik tidak hanya mengetahui jumlah stok, tetapi juga dapat mencari penyebab munculnya selisih.
Persiapkan Barang Sebelum Menghitung
Sebelum memulai penghitungan, rapikan rak dan gudang terlebih dahulu. Kelompokkan produk berdasarkan jenis atau kategori agar karyawan lebih mudah menghitungnya.
Pisahkan barang yang rusak, kedaluwarsa, atau tidak layak jual dari produk yang masih dapat dijual. Periksa juga barang yang sedang berada di area penerimaan atau akan dikirim kepada pelanggan.
Persiapan tersebut membuat proses penghitungan berjalan lebih teratur dan mengurangi kemungkinan barang terlewat.
Tentukan Waktu Stock Opname
Pilih waktu ketika aktivitas toko tidak terlalu ramai. Untuk pemeriksaan menyeluruh, kamu dapat memilih waktu setelah toko tutup agar jumlah barang tidak berubah selama proses berlangsung.
Jika toko memiliki banyak produk, kamu tidak harus menghitung semuanya sekaligus. Gunakan metode pemeriksaan bertahap dengan membagi barang berdasarkan kategori, rak, atau kelompok produk.
Toko dengan transaksi tinggi juga perlu melakukan pemeriksaan lebih sering, terutama pada produk yang memiliki perputaran cepat.
Hitung Stok Secara Fisik
Mulai hitung barang satu per satu berdasarkan daftar yang sudah disiapkan. Pastikan karyawan menghitung produk berdasarkan satuan yang tepat agar hasilnya tidak keliru.
Untuk meningkatkan ketelitian, dua orang dapat melakukan penghitungan secara bergantian. Setelah itu, bandingkan hasil keduanya sebelum memasukkan data ke catatan.
Jangan langsung melihat jumlah stok dalam sistem ketika menghitung. Catat jumlah fisik terlebih dahulu agar hasil penghitungan tidak terpengaruh oleh angka yang sudah tercatat.
Bandingkan Hasil Penghitungan
Setelah semua barang selesai dihitung, bandingkan stok fisik dengan data yang tercatat.
Gunakan rumus sederhana:
Selisih Stok = Stok Fisik − Stok Tercatat
Misalnya, stok fisik berjumlah 95 pcs sedangkan catatan menunjukkan 100 pcs. Maka:
95 − 100 = -5 pcs
Artinya, toko mengalami kekurangan lima pcs berdasarkan perbandingan tersebut.
Cari Penyebab Selisih Stok
Jangan langsung menganggap selisih sebagai barang hilang. Periksa kembali transaksi penjualan, penerimaan barang, retur, perpindahan barang, serta produk rusak.
Kesalahan input atau transaksi yang belum tercatat juga dapat menyebabkan perbedaan. Karena itu, telusuri data sebelum melakukan penyesuaian stok.
Catat dan Sesuaikan Data
Setelah menemukan penyebabnya, catat hasil stock opname dengan jelas. Jika memang terdapat perbedaan yang valid, lakukan penyesuaian pada data stok.
Pencatatan yang rapi membantu kamu melihat riwayat selisih dan mengetahui produk mana yang sering mengalami masalah.
Untuk mempermudah pencatatan transaksi dan pengelolaan stok, kamu juga dapat menggunakan aplikasi kasir untuk toko serta mempelajari panduan cara stock opname toko.
Kesimpulan
Proses stock opname toko terdiri dari beberapa tahap, mulai dari merapikan barang, menentukan jadwal, menghitung stok fisik, membandingkan data, hingga menelusuri dan mencatat selisih.
Dengan menjalankan proses tersebut secara rutin, pemilik toko dapat menjaga data persediaan tetap akurat. Pengelolaan stok yang lebih teratur juga membantu menentukan kebutuhan restock dan mengurangi risiko kerugian akibat kesalahan pencatatan.
